Kontaktlinsen Abo verwalten – Mit der Freeware „CCM – Contact lenses Clients Management“ können Augenoptiker Kontaktlinsen Abos und Kontaktlinsen Aufträge verwalten.

Kontaktlinsen Abo verwalten – Mit der Freeware CCM für Augenoptiker

Diese Freeware ist speziell für Augenoptiker. Augenoptiker können Kundendaten und Kontaktlinsen Aufträge / Systemaufträge (früher: Abo Aufträge) verwalten und bearbeiten. Neben den Kundendaten lassen sich auch Artikel (z.B. Kontaktlinsen, Kontaktlinsenpflegemittel) und Mitarbeiterdaten speichern.

Die Nutzung von „Contact lenses Clients Management“ ist komplett kostenlos! Es ist jedoch notwendig, ab dem 6. Kunden eine kostenlose Registrierung der Software durchzuführen.
Die Freeware läuft ab Windows 7. Weitere Informationen können Sie auch der Hilfedatei entnehmen. Das Programm dient nur zur Auftragsverwaltung und nicht zur Dokumentation von Kontaktlinsenanpassungen!

Download Contact lenses Clients Management

Da meine Software nicht verifiziert ist, ist es möglich, dass beim Download ein Warnhinweis erscheint. Bitte haben Sie dafür Verständnis, dass ich meine Software nur ohne Verifizierung kostenlos anbieten kann und hoffe auf Ihr Vertrauen. Danke!
CCM 2.34 (321 Downloads)

Download Betaversion

Hier eine kurze Zusammenfassung der einzelnen Funktionen:

  • Kontaktlinsen Auftrag verwalten
  • Kontaktlinsen Abo (Systemauftrag) verwalten
  • Mitarbeiterverwaltung
  • Artikelverwaltung
  • Übernahme von alten Auftragsdaten in einen neuen Auftrag
  • Druck: Rechnungen, Karteikarten, Postkarten, Päckchenaufkleber, (Preis-) Listen…
  • Kundenerinnerung per E-Mail oder Postkarte
  • Erstellung von Sepa-Basis-Lastschriften für Onlinebanking (nur Deutschland!)
  • Altdaten Löschfunktion
  • Kundendatenexport
  • Mehrplatzfähig
  • Über Updatefunktionen wird das Programm und das Bankenverzeichnis stets aktuell gehalten
  • Über den Info-Button erhalten Sie aktuelle Informationen zum Programm!
Hier gibt es noch ein paar Tipps und beantwortete Fragen zu CCM.

Der erste Programmstart

Nach der Installation
Beim ersten Start müssen Sie den Programmpfad (z.B. C:\CCM) auswählen. Ich empfehle, beim ersten Start alle anderen Programmfenster zu minimieren, da das Auswahlfenster für die Pfadeinstellungen sonst durch geöffnete Fenster verborgen sein kann!

Danach geben Sie die Stammdaten ein und nehmen Einstellungen vor. Es ist natürlich möglich, das auch später im Programm zu erledigen. Allerdings sollten Sie die Daten zeitnah eingeben, damit ein reibungsloser Programmablauf gewährleistet ist:


Um die sogenannten „Exportformulare“ (Rechnungen, Karteikarten und Auftragsbestätigungen) drucken zu können, müssen Sie noch den „Viewer“ und den Datentreiber installieren. Dazu gehen Sie in der Menüleiste auf den Punkt „Programm“ > „Wartung“ > „Viewer installieren“ bzw. „Datentreiber installieren“. Sie können aber auch einige Formulare ohne dieses Zusatzprogramm drucken!

Das Programm

Über den Menüpunkt „Programm > Mitarbeiter“ haben Sie die Möglichkeit Mitarbeiter anzulegen und zu verwalten. So können Sie dann bei der Auftragserfassung den entsprechenden Berater aus einer Liste auswählen und sparen sich Tipparbeit.
Genauso lassen sich Artikel (Kontaktlinsen, Pflegemittel und Dienstleistungen) anlegen und können bequem in einen Auftrag übernommen werden! Sie können die Listen auch ausdrucken und als Preislisten im Geschäft nutzen.
Eingabemaske für Artikel.

Erinnerungen verschicken

  • Sie können Ihre Systemkunden (Abokunden) per Post oder E-Mail an eine Nachbestellung erinnern. Um das Datum für die Erinnerung festzulegen, geben Sie im Auftrag entsprechend das Erinnerungsdatum ein. Außerdem wählen Sie hier, auf welchen Weg die Erinnerung erfolgen soll.
    Um dann später die Erinnerungen zu verschicken, gehen Sie in der Menüleiste auf „Erinnerungen“. Hier können Sie dann den Versandweg auswählen.
    Im nächsten Fenster geben Sie dann den Termin für die Erinnerungen ein. Das Programm durchforstet alle Aufträge und trägt alle Kunden in eine Liste ein, die an dem entsprechen Termin erinnert werden sollen. Hier können Sie dann die E-Mails verschicken und die Karten mit den Anschriften bedrucken.
    Für den E-Mail Versand müssen Sie Ihre E-Mail-Zugangsdaten in den Stammdaten gespeichert haben!

Die genaue Vorgehensweise entnehmen Sie bitte in der Hilfedatei unter dem Punkt „Kundenerinnerungen“!


Lastschriftdatei erstellen

  • „CCM“ ist in der Lage eine Basis-Lastschrift-Datei im XML-Format zu erstellen, die dann in Ihrem Onlinebanking-Programm eingelesen und weiterverarbeitet werden kann.
    Wenn Sie einen Systemauftrag anlegen, geben Sie u.a. die Termine und Beträge für die Raten ein.
    Um nun eine Basis-Lastschrift-Datei zu erstellen, drücken Sie in der Menüleiste auf „Sepa-Datei“. In dem neuen Fenster geben Sie dann den Termin für die fälligen Raten ein. Anschließend klicken Sie auf „Termin bestätigen“. Das Programm selektiert jetzt alle fälligen Raten und trägt die Kunden in die Liste ein. Danach klicken Sie auf „Datei erstellen“ und die Datei wird erstellt. Sie können noch über den Button „Drucken“ ein Protokoll ausdrucken. Wo Sie die gespeicherte Datei finden, zeigt Ihnen das Programm an. Die Datei kann nun in Ihrem Online-Banking-Programm eingespielt werden.
    WICHTIG: Sie selbst müssen unter Stammdaten neben Ihrem Namen und Anschrift unter „Bank 1“ Ihre Bankverbindung und die SEPA Gläubiger-ID eingegeben haben! Diese Daten werden zur Dateierstellung benötigt!

Screenshots

Der Kundenstamm: Hier geladen Sie zu den Kunden und den entsprechenden Kundenaufträgen.
Eingabemaske Kundendaten.
Eingabemaske zur Erfassung eines Kontaktlinsen Abos.
Kontaktlinsen Abo erfassen.
Eingabemaske Kontaktlinsen Auftrag.

Weitere Hinweise


Alle Daten werden lokal auf dem Computer gespeichert, auf dem „CCM“ als Server installiert ist. Als Server wird der Computer dann bezeichnet, wenn die Software als Einzelplatzinstallation verwendet wird oder der Computer als Server dient, auf den andere Computer (Clienten) in einem Heimnetzwerk zu greifen können. Mit „CCM“ ist kein Filialbetrieb möglich, so dass die Daten nur über das Heimnetzwerk verfügbar gemacht werden können (Stichwort „Ordnerfreigabe“)!

Alle Daten werden in verschiedenen Datenbankdateien (dBase) und Textdateien gespeichert. Die Abfrage der Datenbanken in einem Heimnetzwerk wird über die Software gesteuert, so dass einzelne Datenbanken nicht mehrfach geöffnet werden können. Dadurch wird verhindert, dass es zur Beschädigung oder Verlust der Daten kommen kann.

Datenschutz / Datensicherung

  • Jeden Computer mit einem anderen Passwort versehen.
  • Nach Beendigung der Arbeit ausloggen bzw. Anwendung beenden, so dass keine Daten auf dem Monitor sichtbar sind.
  • Mehrere Datensicherungen machen und diese Verschlüsseln (z.B. mit der kostenlosen Software „Personal Backup 6“)!
  • Datensicherungen an einem sicheren Ort aufbewahren.
  • Kein Publikumsverkehr im Büro / Werkstatt (Stichwort „Zutrittskontrolle“)
  • WLAN sichern
  • Firewall benutzen
  • Sicherheitseinstellungen bei den freigegebenen Ordnern beachten!
  • Windows immer aktuell halten.

Da zwischen Ihnen und mir keine ADV-Vereinbarung gem. Art. 28 EU-DSGVO vorliegt, bin ich nicht befugt auf Ihre Kundendaten zuzugreifen! Somit ist es mir nicht möglich z.B. Datenbankenreparaturen anzubieten oder Hilfestellung per Fernwartung zu geben.